20.06.2026

Käyttöohje pilvessä – mitä koneasetus vaatii digitaaliselta dokumentaatiolta?

Tämä juttu on osa ”Lähtölaskenta koneasetuksen soveltamiseen” -juttusarjaa, jossa julkaisemme kuukausittain uuden koneasetuksen ja siihen liittyvän standardoinnin ajankohtaisia aiheita.

EU:n koneasetus 2023/1230 tuo koneiden käyttöohjeisiin muutoksen: käyttöä koskevia tietoja voidaan jatkossa toimittaa digitaalisessa muodossa tietyin edellytyksin. Digitaalisen ohjeen on oltava sisällöltään oikea, saatavilla kaikissa tilanteissa, tulostettavissa, tallennettavissa ja käytettävissä koneen koko elinkaaren ajan. Koneasetus edellyttää ohjeiden saatavuutta tuotteen odotetun käyttöiän ajan ja vähintään kymmenen vuoden ajan koneen markkinoille saattamisen jälkeen.

Käyttöä koskevat tiedot voidaan esittää koneeseen kiinnitettynä QR-koodina, verkkolinkkinä tai sitten tiedot voivat olla ladattavassa muodossa (esim. PDF-tiedosto) tai niitä voidaan katsella koneen käyttöliittymästä. Myös vaatimustenmukaisuusvakuutus voidaan esittää digitaalisena. Komissio suunnittelee parhaillaan ns. OMNIBUS IV-säädöspakettia, jossa vaatimustenmukaisuusvakuutuksen digitaalisuudesta annetaan vaatimuksia. On mahdollista, että jatkossa vaatimustenmukaisuusvakuutus on pakko toimittaa digitaalisena.

Digitaalisuuteen siirtyminen edellyttää suunnitelmallisuutta

Valmistajien, maahantuojien ja muiden talouden toimijoiden kannattaa tarkastella dokumentaatioprosessejaan jo ennen koneasetuksen soveltamispäivää (20.1.2027 eteenpäin). Digitaalisiin ohjeisiin siirtyminen ei ole vain päätös julkaista vanha käyttöohjekirja verkkosivulle. Se vaatii menettelytavat, joilla varmistetaan ohjeiden saatavuus, versionhallinta, kieliversiot, tulostettavuus ja yhteys tekniseen dokumentaatioon.

Digitaalisten ohjeiden laadinnassa on huomioitava lukuisia seikkoja. Onko yrityksellä pysyvä osoiterakenne ohjeille? Mitä tapahtuu, jos verkkosivusto uudistetaan? Miten ohje sidotaan koneen sarjanumeroon, ohjelmistoversioon tai toimituskokoonpanoon? Kuka vastaa siitä, että vanhat ohjeversiot säilyvät saatavilla, vaikka tuote poistuu myynnistä? Miten tiedot suojataan turmeltumiselta? Miten kieliversiot toteutetaan?

Digitaalinen toimitustapa ei tarkoita, että paperiohjeet jäisivät kokonaan historiaan. Erityisesti ei-ammattikäyttöön tarkoitetuissa koneissa turvallisen käyttöönoton ja turvallisen käytön kannalta olennainen turvallisuustieto on edelleen annettava paperimuodossa. Lisäksi asiakas voi pyytää käyttöohjeet paperisena maksutta.

Standardit auttavat sisällön laadinnassa

Koneasetus määrittelee oikeudelliset vaatimukset, mutta käytännön toteutuksessa standardit ovat keskeisiä työkaluja. Käyttöohjeiden osalta tärkeä B-standardi on SFS-EN ISO 20607, joka käsittelee koneiden käyttöohjekäsikirjan laadinnan yleisiä periaatteita ja erityisesti turvallisuuteen liittyviä osia. Standardi on parhaillaan uudistettavana ja se tukee jatkossa myös koneasetusta.

Standardia voidaan soveltaa myös digitaalisiin ratkaisuihin. Ohjeen toimitustapa voi muuttua, mutta hyvän ohjeen perusvaatimukset eivät katoa. Ohjeen on oltava käyttäjälle ymmärrettävä, loogisesti jäsennelty ja yhteydessä koneen riskeihin.

Digitaalinen ohje voi parantaa käytettävyyttä. Se voi sisältää hakutoiminnon, vaiheittaisia ohjeita, kuvia, videoita, varaosatietoja ja linkityksiä kunnossapitoon.